07/09/2002

Neauphle-le-Château (78)

Fatigue nécessaire

Pourquoi une page sur ce sujet ?
Tout simplement pour que chacun prenne conscience du temps perso et de la somme de travail que tout bénévole s'impliquant dans la vie d'une association doit consacrer pour maintenir à flots la barque sur laquelle vogue allègrement les adhérents parfois insouciants. C'est comme un iceberg, les 9/10 de son volume sont planqués sous l'eau.

Le Forum des Associations est une étape importante de l'année où le club se doit d'être présent pour se faire connaître et recevoir les inscriptions de nouveaux adhérents. Dans notre cas, le forum coïncide avec la rentrée scolaire, période à laquelle se font les inscriptions pour le démarrage de la nouvelle saison VTT de nos jeunes Biker's.

Tout commence par le calendrier. Il faut en effet bloquer à l'avance sa journée, généralement un samedi entier où l'on ne pourra rien faire d'autre.

Ensuite, il faut se tenir au courant et être présent aux différentes réunions mises en place par la mairie. On y prépare le planning, le plan des lieux et autres détails de l'organisation de la journée.
Sur ce plan, mauvais point pour William qui en champion du classement vertical nous a fait rater la 1ère réunion de préparation où les associations en présence y étaient recensées pour établir la première ébauche du plan d'implantation. Erreur réparée par la suite, puisqu'au courrier annonçant la seconde réunion il m'en fit part. Je m'empressais d'en noter immédiatement la date dans mon agenda; bien décidé à y aller, quitte à y consacrer quelques heures de temps libre perso.
C'est un peu comme aux réunions de préparation UFOLEP, où ce sont toujours les mêmes qui s'y collent.
L'aspect financier n'est pas ma motivation première, mais le fait que les subventions de la ville soient réparties entre les seules associations présentes aux réunions programmées pour elles, il me paraît important que nous y soyons représentés.

Présent à la seconde réunion, j'y découvre qu'aucun emplacement ne nous a été attribué en raison de notre absence lors de la réunion principale. Pas grave, on pourra toujours mettre une de nos tente à l'extérieur de la MJP.
William arrivera - comme d'hab à la bourre - un quart d'heure avant la fin de la réunion. Bon, pour une fois il a une bonne excuse car son gosse s'est viandé, imposant un passage à l'hosto imprévu.
D'autres associations n'étant pas ou plus présentes, leur emplacement est récupéré et nous aurons finalement nos mètres carré de stand.

Il reste maintenant à cogiter sur ce que nous allons pouvoir montrer au public pour mettre en valeur notre club. Là encore, l'initiative est souvent prise par la même personne qui doit penser à tout ce qui sera affiché et rédigé pour l'occasion.

Me voilà donc farfouillant dans le stock d'articles et photos souvenirs de nos différentes sorties afin de pouvoir donner un aperçu de l'ambiance qui règne au sein du club, des activités que l'on y pratique, des performances de nos champions petits et grands.
Il me faut ensuite préparer des étiquettes collantes avec les légendes associées aux photos sélectionnées, ainsi que des titres et des dessins pour illustrer les panneaux d'affichage.

Ces dernières semaines, tous les documents d'adhésion durent être remis à jour pour la nouvelle saison afin de pouvoir les distribuer le jour du forum.
Fiche d'inscription pour les jeunes, étude du calendrier pour établir le programme de leurs sorties, courrier pour avertir les parents de la reprise des activités.
Mise à jour des dossiers d'inscription des adultes avec les nouveaux tarifs des licences.
Et encore du temps passé à photocopier ces documents.

Et pour présenter le club, plusieurs de mes heures furent passées à rédiger et mettre en page un petit fascicule expliquant l'historique, le mode de fonctionnement de notre association, ses activités et les modalités d'inscription, le tout agrémenté de quelques dessins et d'une belle photo. Et d'en tirer plusieurs copies, aidé en celà par la copine qu'il faut ici remercier de sa participation.

Pour décorer, quoi faire ? Une petite guirlande ou seront suspendues les plaques de cadre récoltées lors de nos déplacements sur les rando et courses VTT connues pourrait égayer un peu le stand. Et de faire des copies couleurs des plaques. Merci Mary.

Entre midi et deux, courir au CASTO tu devras encore pour ramener planches de contre-plaqué et rouleaux d'adhésif afin de confectionner les panneaux d'affichage qui égayeront ton stand.
La fin de journée de ton vendredi tu consacreras ensuite à la confection de ces panneaux d'affichage, cette tâche volant des heures dont ta copine aurait bien aimée profiter.
Le panneau enfin terminé, plongé dans ton lit un repos bien mérité tu pourras y savourer.

Mais avant cela, mettre en place sur le stand un PC avec une demo statique du site WEB serait intéressant. Et de passer encore du temps pour confectionner un CD contenant l'intégral du site, puis préparer le PC et la connectique appropriée, en priant pour qu'une prise secteur se trouve à proximité du stand.

Encore un petit effort, il reste à préparer le sac avec tous les documents et un peu d'outillage. Corde, scotch, fil de fer, pinces, agrafeuse, crayons sont enfournés dans le sac. Mieux vaut apporter son matos plutôt que de compter sur les autres.
Il faut savoir aussi penser à tous les petits détails et prévoir les différentes situations que l'on risque de rencontrer sur place; avec quoi vais-je coller mes photos et accrocher mes panneaux ? Comment relier le PC au secteur ? La rallonge sera t'elle assez grande ? Pensez à l'appareil photo pour les souvenirs.
Il faut encore songer à mettre en place une petite déco pour égayer le stand, pour l'animer, en pensant à toutes les catégories d'âge du public. Par exemple, mettre à dispo des revues VTT pour les Jeunes. Et de préparer deux gros sacs de revues.

Mettre en valeur les partenaires est aussi important. Le beau maillot du club, dernière version, sera ainsi exposé. Là aussi, il faut encore penser à son mode d'accrochage et prévoir un cintre pour le suspendre.

Enfin, les bras de Morphée tu pourras serrer bien fort et tes paupières fatiguées de se fermer sans peine.

Jour J: charger la voiture, foncer rejoindre la MJP, installer son stand et peu à peu la pression de retomber.
Alain m'aide à mettre en place le stand. Coup de pocket-phone à Will pour qu'il ramène sa rallonge.

Dix heures, l'ouverture du forum au public.
Défilé des curieux, renseignements diverses, parents venant (ré)inscrire leur(s) enfant(s). Vues divergentes sur le calendrier des sorties.
Bruit, music, brouhaha général.

La matinée se termine, les tables du repas il faut maintenant monter, puis vider le coffre d'une voiture et mettre en place les victuailles sur les tables.
Des chaises il faut ensuite transbahuter.
Manger. Un peu de calme, profiter de l'instant, se faire un pt'i plaisir avec une grosse part de tarte aux pommes.

Remonter tenir le stand, 14h reprise.

Un peu plus de monde l'après-midi. De nouvelles (ré)inscriptions. Les jeunes ont bien 'poussés' durant les vacances.
Sur le stand de la Croix Rouge, démonstration des gestes-qui-sauvent.
Passage de nos "mobylettes" champions des podiums, en discussion avec Philippe LEBLOND au sujet de la subvention club. . .
Visite sympa de quelques Biquets.
Bruit, music, brouhaha.

La fin de journée approche, déjà 17h. Fermeture du forum. Il faut maintenant tout démonter et ranger.
Ramener les panneaux au local.

Retour à la maison, du calme enfin.
Reste encore à préparer le vélo et les affaires pour rouler le lendemain.

Manger, plonger au lit, s'endormir comme une masse.

Le Stand du Biker's Club; Jean-Marc (trésorier) et William (président) attendent le 'client'.

      Pédalator   09/09/2002